Jeszcze przed pandemią posiedzenia i głosowania organów sp. z o.o. mogły odbywać się zdalnie. Warunkiem koniecznym było jednak, aby przewidywała to umowa spółki. Po wejściu w życie tzw. ustawy przeciwcovidowej udział oraz głosowanie na zgromadzeniach wspólników, posiedzeniach zarządu oraz rady nadzorczej może odbyć się zdalnie, o ile tylko umowa spółki wprost tego nie zakazuje. Jeśli wiec umowa spółki milczy na ten temat, zdalne posiedzenia organów spółki są dozwolone.
Warunkiem niezbędnym dla korzystania ze zdalnych posiedzeń przez poszczególne organy jest przyjęcie regulaminów tych organów. Regulamin zgromadzeń wspólników może przyjąć rada nadzorcza, a w przypadku jej braku sami wspólnicy. Regulamin posiedzeń zarządu najczęściej uchwala zarząd. Z kolei regulamin posiedzeń rady nadzorczej mogą uchwalić wspólnicy spółki lub oddelegować tę kwestie samej radzie nadzorczej.
Regulamin każdego z organów powinien określać przede wszystkim:
Pożądane, choć przepisowo niewymagane, wydaje się również wprowadzenie w regulaminie zapewnienia przez członków uczestniczących w posiedzeniu minimalnych wymogów bezpieczeństwa przy korzystaniu z komunikacji zdalnej, np. poprzez wymóg stosowania programu antywirusowego. Jest to istotne choćby z punktu widzenia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa spółki czy danych osobowych.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie regulują kwestii związanych z tajnością głosowania. Uczestnicy posiedzenia powinni mieć jednak zapewnioną możliwość głosowania w sposób tajny (np. przy wyborze poszczególnych osób na członków danego organu lub w innych kwestiach osobowych). Można to uzyskać przy korzystaniu ze specjalnego oprogramowania zapewniającego anonimowość. Takie rozwiązanie zagwarantuje głosującemu swobodę wykonywania prawa głosu w sytuacjach, gdy jest to przewidziane prawem lub umową spółki.
Zaznaczyć należy, że regulamin nie może przewidywać wymogów i ograniczeń innych, niż niezbędne do identyfikacji uczestników posiedzenia i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Takie zastrzeżenie przeciwdziała ewentualnemu tworzeniu restrykcji, których rzeczywistym celem byłoby wykluczenie określonych grup uczestników posiedzenia.
Kodeks spółek handlowych w kwestii posiedzeń zdalnych posługuje się sformułowaniem „bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. Ustawodawca nie zdefiniował tego pojęcia. Powszechnie przyjmuje się, że jest to porozumiewanie się w sposób zdalny przy użyciu narzędzi takich jak komputery, tablety lub telefony pozwalające na przeprowadzenie telekonferencji bądź wideokonferencji.
W zakresie wyboru środka bezpośredniego porozumiewania się prawo nie narzuca żadnych szczególnych rozwiązań. W praktyce, zarząd spółki najczęściej zwołuje zgromadzenie wspólników lub zgromadzenie zarządu, wysyłając zaproszenia w wiadomościach e-mail na adresy, które uczestnicy podali wcześniej w tym celu. Samo posiedzenie zazwyczaj odbywa przy wykorzystaniu jednej z platform komunikacji na odległość, np. Microsoft Teams, Skype, Google Meet. W sposób analogiczny zwoływane są i przeprowadzane również posiedzenia rady nadzorczej.
Na marginesie dodać można, że umożliwienie wspólnikom uczestniczenia w zdalnym zgromadzeniu wspólników nie zwalnia zarządu z obowiązku zorganizowania miejsca do fizycznego uczestnictwa w zgromadzeniu. Najczęściej takim miejscem będzie siedziba spółki.